Manual de procesos del estudio

Contenido

1. Módulo 1

   3 temas

   Diagnóstico y arquitectura del manual

   Evaluación de la operativa actual y diseño de la estructura jerárquica del manual de procesos para asegurar su escalabilidad.

   1. 1.1

      Auditoría de flujos de trabajo actuales

      Identificar cuellos de botella y redundancias en la operativa diaria del estudio mediante un mapa de procesos.

   2. 1.2

      Estructura jerárquica de la documentación

      Categorizar los procesos en niveles (estratégico, operativo y de apoyo) para facilitar la navegación.

   3. 1.3

      Selección de plataformas de centralización

      Evaluar herramientas digitales (Notion, Wiki, SharePoint) para alojar el manual garantizando el control de versiones.

2. Módulo 2

   5 temas

   Sistematización del ciclo de proyecto

   Protocolos detallados para las fases de diseño y producción técnica, asegurando la coherencia en las entregas.

   1. 2.1

      Protocolo de inicio de proyecto (Onboarding)

      Estandarizar la recepción de encargos, creación de carpetas y asignación de roles iniciales.

   2. 2.2

      Flujos de diseño e iteración creativa

      Definir hitos de revisión interna y criterios de validación de diseño antes de pasar a fases técnicas.

   3. 2.3

      Estándares de producción técnica y BIM

      Documentar las reglas de modelado, grafismo y nomenclatura para mantener la calidad técnica del estudio.

   4. 2.4

      Control de calidad y checklist de entregas

      Implementar sistemas de verificación cruzada para reducir errores antes de la salida de documentación.

   5. 2.5

      Gestión de cambios y órdenes de variación

      Protocolizar la respuesta ante modificaciones del cliente para proteger la rentabilidad y el cronograma.

3. Módulo 3

   4 temas

   Gestión de la comunicación y stakeholders

   Estandarización de las interacciones externas e internas para minimizar malentendidos y riesgos legales.

   1. 3.1

      Protocolos de comunicación con el cliente

      Establecer canales oficiales, frecuencia de reportes y plantillas de actas de reunión.

   2. 3.2

      Coordinación con consultores y especialistas

      Definir el flujo de intercambio de información técnica con ingenierías y colaboradores externos.

   3. 3.3

      Gestión de incidencias en obra

      Sistematizar el registro de visitas, órdenes de dirección y resolución de conflictos en fase de construcción.

   4. 3.4

      Archivo y cierre administrativo del proyecto

      Protocolizar la documentación final, lecciones aprendidas y el cierre de expedientes.

4. Módulo 4

   6 temas

   Operativa interna y gestión del talento

   Documentación de procesos no proyectuales que sostienen la viabilidad y el crecimiento del equipo.

   1. 4.1

      Manual de bienvenida y cultura de estudio

      Crear un documento de aterrizaje para nuevos colaboradores que resuma valores y normas internas.

   2. 4.2

      Gestión de tiempos y reporte de horas

      Implementar un sistema de tracking de horas vinculado a la rentabilidad de cada fase.

   3. 4.3

      Protocolos de formación y actualización técnica

      Sistematizar el aprendizaje continuo del equipo para mantener la competitividad tecnológica.

   4. 4.4

      Gestión de librerías y activos digitales

      Organizar el mantenimiento de bloques, texturas y detalles constructivos reutilizables.

   5. 4.5

      Evaluación de desempeño y feedback

      Establecer procesos de revisión de objetivos individuales alineados con la estrategia del estudio.

   6. 4.6

      Seguridad de la información y backups

      Definir protocolos de respaldo de datos y protección de propiedad intelectual.

5. Módulo 5

   3 temas

   Implementación y mejora continua

   Estrategias para que el manual sea un documento vivo y adoptado por todo el equipo.

   1. 5.1

      Plan de despliegue y gestión del cambio

      Diseñar una transición gradual para evitar la resistencia del equipo a la nueva sistematización.

   2. 5.2

      Ciclos de revisión y actualización del manual

      Establecer periodos de auditoría interna para ajustar los procesos a la realidad cambiante del mercado.

   3. 5.3

      Indicadores de éxito operativo (KPIs)

      Definir métricas para evaluar si la sistematización está mejorando la rentabilidad y calidad del estudio.