Gestión documental y nomenclatura

Contenido

1. Módulo 1

   3 temas

   Diagnóstico y estrategia de almacenamiento

   Análisis de la infraestructura digital actual y selección de herramientas según la escala del estudio.

   1. 1.1

      Evaluación de ecosistemas Cloud vs. Local

      Comparar las ventajas operativas de Google Workspace, Microsoft 365, Dropbox y servidores NAS para arquitectura.

   2. 1.2

      Configuración del entorno de sincronización

      Configurar el software de escritorio para evitar conflictos de archivos y duplicados.

   3. 1.3

      Protocolos de seguridad y backup

      Aplicar la regla 3-2-1 para garantizar que la documentación técnica nunca se pierda.

2. Módulo 2

   4 temas

   Arquitectura de la información y carpetas

   Diseño de un árbol de directorios estandarizado para la trazabilidad total del proyecto.

   1. 2.1

      Diseño del árbol de carpetas maestro

      Crear una estructura jerárquica que minimice los clics para encontrar información.

   2. 2.2

      Gestión de información recibida y emitida

      Sistematizar la entrada y salida de datos de colaboradores externos.

   3. 2.3

      Manejo de referencias externas y vínculos

      Organizar archivos vinculados (Xrefs/Links) para evitar rutas rotas.

   4. 2.4

      Archivo y cierre de proyectos

      Protocolizar la finalización de proyectos para liberar espacio y asegurar el legado.

3. Módulo 3

   5 temas

   Nomenclatura lógica y codificación

   Establecimiento de reglas de nombrado para archivos y planos que garanticen la búsqueda instantánea.

   1. 3.1

      Anatomía de un nombre de archivo estándar

      Sintetizar un código de nombrado que identifique proyecto, emisor, zona y tipo de documento.

   2. 3.2

      Codificación de planos y entregables

      Aplicar sistemas de codificación alfanumérica para series de planos.

   3. 3.3

      Control de versiones y estados

      Evaluar el estado de un documento (Borrador, Coordinación, Aprobado) mediante sufijos.

   4. 3.4

      Automatización del renombrado masivo

      Utilizar herramientas digitales para renombrar cientos de archivos en segundos.

   5. 3.5

      Gestión de correos y comunicaciones

      Organizar la comunicación escrita para que sea recuperable y vinculada al proyecto.

4. Módulo 4

   2 temas

   Manual de estándares del estudio

   Consolidación de las reglas en un documento vivo que sirva para el onboarding de nuevos colaboradores.

   1. 4.1

      Redacción del Manual de Gestión Documental

      Sintetizar todas las reglas en un documento de referencia rápida.

   2. 4.2

      Auditoría y mejora continua

      Evaluar el cumplimiento de los estándares y ajustar procesos según el feedback del equipo.